Lorsqu'un propriétaire loue un bien à un locataire en échange d'un loyer mensuel, un contrat de bail entre en jeu. Mais quels sont les éléments clés de ce contrat et qui doit le signer ? Découvrons-le ensemble.

Parties Concernées

Toute personne majeure ou mineure émancipée peut conclure un contrat de bail.

Clauses et Législation

Toutes les clauses du contrat doivent respecter la législation sur les baux à loyers pour être valides. Un modèle de contrat est disponible pour vous aider dans cette démarche.

Annexes Obligatoires

Chaque contrat de bail doit être accompagné d’une annexe explicative disponible ici. Cette annexe a pour objectif d’informer chaque partie sur le code en matière de baux : exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’équipement, règle impérative et supplétive, forme du bail, enregistrement du bail, durée du bail, etc. L’état des lieux d’entrée et/ou les avenants doivent également être annexés au contrat de bail.

L’enregistrement du contrat de bail

Enregistrer le bail : une obligation ? Oui, l’enregistrement du bail portant sur un immeuble ou une partie d’immeuble affecté exclusivement au logement est une formalité fiscale obligatoire, depuis 2007. L’enregistrement concerne les logements affectés à la résidence principale du preneur, mais pas seulement. Cela s’applique aussi aux kots étudiants, par exemple. Si le bail est enregistré endéans les deux mois qui suivent la signature du bail, c’est gratuit. C’est le bailleur qui doit entamer cette démarche, même si le preneur peut le faire. Concrètement, l’enregistrement d’un bail écrit et de ses annexes consiste à transmettre physiquement un exemplaire du contrat de bail à l’Administration de l’Enregistrement (qui dépend du Service Public Fédéral Finances). L’Administration va inscrire dans un registre les principales données contenues dans le bail. Pour pouvoir être enregistré, un bail doit comporter obligatoirement, outre la signature des deux parties sur tous les exemplaires : les noms, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du bailleur (propriétaire) et du preneur (locataire) ; l’adresse et le descriptif du bien loué ; la date à laquelle la location prend cours (entrée en vigueur) et la durée de la location ; le montant du loyer (loyer et charges) ainsi que le loyer de référence (sous la forme d’une fourchette indicative) pour le logement concerné ; la date de signature du contrat de bail.

Comment faire enregistrer son bail ?

L’enregistrement du contrat de bail peut se faire de deux manières : envoyer les contrats de bail (et/ou états des lieux) pour les faire enregistrer vous-même sur l’application en ligne MyMinfin. Il est nécessaire de faire une copie en format PDF du contrat de bail et de la charger dans l’application. Dans la section « Contrat de location », il faut sélectionner « Déposer votre contrat » puis, envoyer la demande. La réception d’un accusé confirme cette demande. Lorsque le contrat de bail est enregistré, la relation d’enregistrement (la preuve de paiement) est envoyée. envoyer les contrats de bail par la poste En premier lieu, il faut téléphoner au n° général du SPF Finances : 02 572 57 57 ou adresser une demande via le formulaire web et indiquer le type de contrat à faire enregistrer. La personne de contact enverra un formulaire standard dont il existe 3 versions, selon qu’il s’agisse d’une demande d’enregistrement d’un contrat de bail avec ou sans état des lieux ; d’un état des lieux locatif présenté séparément ou ; d’un sous-bail ou d’un avenant, d’une cession ou résiliation de bail ou de sous-bail. Ensuite, il faut remplir le formulaire et ajouter une copie du document. Puis, renvoyer ceux-ci par courrier au centre de scanning du SPF Finances. Une fois le bail enregistré, la relation d’enregistrement (la preuve de paiement) sera reçue. La personne en charge du dossier prend contact uniquement si la demande est incomplète.

Comment vérifier si mon bail est bien enregistré ?

Pour vérifier si le contrat de bail, l’avenant au bail et/ou l’état des lieux ont bien été enregistrés par le bailleur, tu peux te connecter sur MyMinfin avec un lecteur de carte et votre e-ID ou avec itsme puis, cliquer sur « Consulter mes baux de location » dans la rubrique « Mon habitation et mes biens immobiliers ». Il est également possible de contacter le bureau de la sécurité juridique correspondant. En cas de non-enregistrement du bail, outre une amende pour le propriétaire, le locataire peut mettre fin au bail sans préavis ni indemnités. Préalablement, il faudra tout de même avoir mis en demeure le propriétaire de procéder à l’enregistrement dans un délai fixé.

L’enregistrement : une protection pour le preneur, comme pour le bailleur

Une fois enregistré, le bail a une « date certaine » et il est « opposable aux tiers ». La « date certaine » signifie que personne ne pourra contester l’existence du contrat de bail, ni son contenu. Le bail est « opposable aux tiers » : cela signifie que les autres personnes devront respecter le contrat de bail. Cela peut jouer notamment en cas de vente, le nouvel acquéreur d’un immeuble ne pourra pas se défaire des locataires existant·es aux mêmes conditions que si le bail n’avait pas été enregistré. Pour le propriétaire, cela signifie que si le locataire souhaite rompre le contrat avant l’échéance, il doit respecter les règles en envoyant un préavis et en versant d’éventuelles indemnités.

Parties Concernées

Toute personne majeure ou mineure émancipée peut conclure un contrat de bail.

Clauses et Législation

Toutes les clauses du contrat doivent respecter la législation sur les baux à loyers pour être valides. Un modèle de contrat est disponible pour vous aider dans cette démarche.

Annexes Obligatoires

Chaque contrat de bail doit être accompagné d'une annexe explicative, ainsi que de l'état des lieux d'entrée et/ou des éventuels avenants.

Contrat de Bail : Écrit Obligatoire

Depuis le 15 juin 2007, la loi exige que tous les contrats de bail soient rédigés par écrit. Même si des accords oraux étaient acceptés auparavant, ils ne sont plus valides.

Enregistrement Obligatoire

Depuis 2007, l'enregistrement du bail est une formalité fiscale obligatoire pour les logements destinés à la résidence principale du locataire, y compris les kots étudiants. En savoir plus.

Processus d'Enregistrement

L'enregistrement peut être effectué en ligne via MyMinfin ou par courrier postal au SPF Finances.

Vérification de l'Enregistrement

Vous pouvez vérifier l'enregistrement de votre bail sur MyMinfin ou contacter le bureau de la sécurité juridique correspondant.

Conséquences du Non-Enregistrement

Le non-enregistrement du bail peut entraîner des amendes pour le propriétaire et autorise le locataire à mettre fin au bail sans préavis ni indemnités, sous réserve d'une mise en demeure préalable.

Protection pour les Deux Parties

Une fois enregistré, le bail a une "date certaine" et est "opposable aux tiers", offrant ainsi une protection tant au locataire qu'au bailleur.

En résumé

Le contrat de bail est un document essentiel qui réglemente les droits et les devoirs du locataire et du bailleur. En respectant la législation en vigueur et en veillant à son enregistrement, vous garantissez une relation locative sécurisée et transparente pour toutes les parties impliquées.